Welche Herausforderung müssen Sie meistern?

Ob die Reduktion der administrativen Kosten, die Schaffung von Transparenz in den Unternehmensausgaben oder die Entwicklung des strategischen Einkaufs – auf dieser Seite finden Sie die Lösung für Ihre Aufgabenstellung. Überzeugen Sie sich in unseren Kundenbeispielen davon, wie erfolgreich unsere Kunden mit der ProActive Cloud die unterschiedlichsten Herausforderungen meistern. Aufgabenstellungen, Kundenstories und Factsheets geben Ihnen einen Einblick in den Mehrwehrt der ProActive Cloud.

Strategisches Einkaufsmanagement für Ihr Unternehmen – Nutzen Sie ProActive, um Ihren Einkaufsprozess zu optimieren

Auch im Einkauf gilt das Motto: „Nur wer strategisch agiert, kann optimale und nachhaltige Ergebnisse erzielen.“ Strategisches Einkaufsmanagement ist Herausforderung und Ziel zahlreicher Unternehmen. Grundlage für strategische Entscheidungen im Einkauf sind aktuelle und umfangreiche Informationen des kompletten Einkaufsprozesses sowie effiziente und transparente Betriebsabläufe. Mit unserer Software schaffen Sie die optimale Basis: Die ProActive Cloud optimiert den operativen Einkauf und generiert automatisiert Berichte auf Basis aller erfassten Daten, sodass Sie diese analysieren und die Einkaufsstrategie anpassen können.

Einkäufe direkt im System platzieren – Führen Sie Ihre Bestellungen direkt in der ProActive Cloud aus

Die Bestellungen können Sie ganz einfach über Ihren integrierten individuellen Katalog, die eingebunde Website Ihres Lieferanten oder ein individuelles Freitext-Bestellformular digital abwickeln. Alle Bestellungen werden digital und automatisiert als Datensatz für die Weiterverarbeitung erfasst. In Ihrem digitalen Archiv können Rechnungen, Bestellungen, Zahlungseingänge und Verträge Ihres Unternehmens von allen berechtigten Personen eingesehen werden. Die ProActive Cloud bietet Ihnen absolute Transparenz und Kontrolle in Ihrem Einkauf.

ProActive unterstützt Ihr strategisches Management des Einkaufs

Unsere Einkaufssoftware ist dafür gemacht, die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Zahlreiche Kunden konnten wir schon für uns und die ProActive Cloud begeistern. Unser Kunde, Arnold van Atten, Senior Einkäufer bei WelThuis, einem der größten Bertreiber von Pflegeheimen in den Niederlanden, hat sich bereits vor einiger Zeit für ProActive entschieden und berichtet Ihnen, welche Erfahrungen er gemacht hat. Wir hoffen, dass wir auch Sie und Ihr Einkaufsmanagement für die ProActive Cloud gewinnen können und freuen uns auf Ihre Anfrage. Treten Sie jederzeit mit uns in Kontakt und profitieren Sie von der Optimierung Ihres Einkaufs. Präzises strategisches Einkaufsmanagement spart Ihren Mitarbeitern Zeit und Ihnen Geld.

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Die ProActive Cloud in der Praxis

Arnold van Atten ist seit mehr als sieben Jahren bei WelThuis als Einkäufer tätig. Er berichtet, dass in der Vergangenheit Rechnungen teilweise zu spät oder auch erst nach erster Mahnung durch den Lieferanten beglichen wurden. Grund hierfür war, dass der Wareneingangsbeleg häufig nicht den Weg von Warenannahme bis in die Buchhaltung gefunden hat. Die Folge war, dass der Wareneingang nicht gebucht wurde und somit auch die Bezahlung der Ware nicht durchgeführt wurde. Der Einkauf und die Buchhaltung waren zwei getrennte Abteilungen mit unterschiedlichen Systemen. Der Wunsch nach einem ganzheitlichen Workflow und einem einheitlichen System war groß. Mit der ProActive Cloud wurde ein System eingeführt, welches eine gemeinsame Basis schuf und die Zusammenarbeit optimierte.

Weniger Budget im Gesundheitswesen

Die Gesundheitsversorgung verändert sich nicht nur in Deutschland, sondern auch in den Niederlanden. Der Kosteneinsparungsdruck ist groß. Die Marktmechanismen greifen auch hier. Die Personalstärke im Backoffice wurde im Zuge von Restrukturierungsmaßnahmen halbiert. Zu diesem Zeitpunkt war das Unternehmen ebenso gezwungen alle administrativen Prozesse kritisch zu prüfen. „Mit der Hälfte des Personals mussten wir weiterhin dieselbe Arbeitslast bewältigen. Die einzelnen Verwaltungsteams wurden bereits in der Vergangenheit von einzelnen elektronischen Systemen unterstützt. Nach einer Prüfung der Prozesse und der Systeme wurde klar, dass diese nicht übernommen werden konnten. Die Systeme haben nicht gut miteinander zusammengearbeitet und machten dadurch doppelte Arbeitsschritte notwendig. Unser Ziel war es die Prozesse zu optimieren um die Arbeitsschritte zu minimieren.“

Die ersten Schritte des Einkaufs in ProActive

Nach dem Wechsel zu ProActive Invoice Processing und Purchasing haben sich die Mitarbeiter von WelThuis sehr schnell an die neue Software gewöhnt. „Wir haben bereits mit einem anderen System für Einkaufsmanagement gearbeitet, also war das Grundprinzip dasselbe. Der Unterschied liegt jedoch darin, dass ProActive viel intuitiver und benutzerfreundlicher als die alte Software ist. Dies führte dazu, dass innerhalb von nur einem Monat alle Mitarbeiter vollständig auf das neue System gewechselt sind“ Ton van Dorp, Backoffice Manager, beschreibt die ersten Erfahrungen mit ProActive: „Ich startete im Januar als Anfänger ohne jegliche Schulung mit der Nutzung der Software. Mit ProActive kam ich trotzdem direkt zurecht, ich setzte mich an meinen Schreibtisch und konnte sofort anfangen zu arbeiten. Das System spricht für sich.“

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In diesem Factsheet finden Sie einen Schritt-für-Schritt-Plan, der die einzelnen Funktionen detailliert beschreibt: Erstellen, Genehmigen, Bestellen, Empfangen, Vergleichen und Verarbeiten

 

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ProActive im Alltag

Der Einkauf nutzt hauptsächlich die Schnittstelle zum Webshop des größten Lieferanten für Nahrungs- und Pflegegeräte. „Das liegt daran, dass die Integration im System bereits sehr gut funktioniert. Und wenn ich trotzdem eine Systemanpassung benötige, wird das innerhalb eines Tages erledigt. Ich gebe die Info an ProActive und dann wird das reibungslos umgesetzt.“ Zusätzlich zum Webshop-Link wird auch der Katalog genutzt. „Er enthält Artikel, die wir von festgelegten Lieferanten beziehen. Ein exemplarischer Punkt ist, dass immer mehr Manager unserer Pflegeheime, den Katalog sehen und anschließend darüber bestellen. Früher riefen sie einfach jemanden aus einem Branchenbuch an und bestellten dort. Im Anschluss mussten wir einen neuen Lieferanten im System hinzufügen, was einen großen, administrativen Aufwand darstellt.“ Eingangsrechnungen kommen hauptsächlich digital als PDF an und werden in der Kreditorenbuchhaltung direkt verarbeitet. „Es gibt immer weniger gedruckte Rechnungen über den Postweg, aber darauf konzentrieren wir uns nicht. Für uns ist viel wichtiger, dass einer Rechnung eine Bestellung vorausgegangen ist. Die Abteilungen Einkauf und Buchhaltung sitzen nun zusammen und stehen im engen Kontakt. Wenn eine Rechnung keine Bestellnummer hat, muss mein Kollege mich nur kurz ansprechen und ich versuche herauszufinden, welcher Bestellung die Rechnung zugeordnet werden muss.“
Durch den 3-Wege-Abgleich hat ProActive die Möglichkeit, den Wareneingang Bestellungen zuzuordnen. „In der Vergangenheit lieferten Einkäufer alle Bestellungen des letzten Monats auf einmal. Heute sehe ich in den Fortschrittsanalysen, dass die Orderanzahl zunimmt und sende der betreffenden Person direkt eine E-Mail bezüglich der fehlenden Dokumente.“

Strategische Einkaufsoptimierung: ABC-Analysen und Pareto-Diagramme

„Wir wollen in naher Zukunft noch mehr mit Berichten und Analysen arbeiten. Vor allem mit ABC-Analysen und Pareto-Diagrammen. Mit diesen Analysen können wir Optimierungspotenziale auf dem strategischen Level identifizieren. ABC-Analysen und Pareto-Diagramme werden in allen Trainings für Einkäufer behandelt, aber ohne die entsprechende technische Infrastruktur müsste man ein Excel-Experte sein, um 80% zu erarbeiten. Jetzt macht das System all das für uns.“ Ton erklärt, dass die strategische Entwicklung auf Basis von fundierten Analysedaten schon lange auf Arnolds Wunschliste stand. „Als Unternehmen sind wir dafür bekannt, stetig nach Innovation zu suchen. Ein System, wie die ProActive Cloud, passt hervorragend zur unserer Vision: innovativ, aber gleichzeitig effizient.“

Optimierung für Ihr Einkaufsmanagement

Das Management und die Optimierung Ihres Einkaufsprozesses sind zentrale Themen für Strategie, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Mit der ProActive Cloud bieten wir Ihnen die Möglichkeit Ihren Einkauf strategischer und datengetriebener zu organisieren. Treffen Sie zukünftig auch im Einkauf alle Entscheidungen auf Management Ebene. Ganz gleich, ob individuelle Lieferanten im Materialeinkauf oder Anbindung an die Warenwirtschaft – unser Entwickler-Team passt die ProActive Cloud an Ihre individuellen Wünsche und Anforderungen an. Gestalten Sie die Software nach Ihren Vorstellungen passend zu Ihrem Management.
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