Ein Beschaffungsprogramm erfolgreich implementiert

By Februar 2, 2018Expertentipp

Die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses (Purchase to Pay) bedeutet: Eine Liste mit allen Anforderungen und Wünschen zusammenstellen, einen Anbieter suchen der hierfür am besten geeignet ist und die Finanzsoftware im ganzen Unternehmen implementieren. Es scheint ganz einfach zu sein. Aber so einfach ist es dann doch nicht. Im Hintergrund gibt es eine Reihe wichtiger Fragen die geklärt werden müssen, bevor das Projekt gestartet werden kann.

Womit steht und fällt eine erfolgreiche Implementierung? Wir haben innerhalb eines Brainstormings mit einigen Kunden über diese Frage nachgedacht. Wir haben mit unserer Erfahrungen über die Implementierung hierbei einige Aspekte festlegen könne.

1. Dem Ausgestaltungsprozess Zeit geben
Die Ausgestaltung des gewünschten Beschaffungsprozesses ist hierbei der wichtigste Faktor. Dies kostet und benötigt vor allem viel Zeit in der Anfangsphase des Projekts, wenn bislang eine komplette Freiheit im Bereich der Bestellungen geherrscht hat. Sie möchten mehr Kontrolle über den Prozess haben? Wie rahmen Sie den Prozess ein? Wer führt die Anwendungsverwaltung und die Überwachung des Prozesses durch, wenn es keine Beschaffungsabteilung gibt? Diese Fragen müssen erst einmal geklärt werden, bevor man mit dem nächsten Schritt weitermachen kann. Was sind die Vor- und Nachteile dieser Entscheidungen? Eine gute Unterstützung und Betreuung des Anbieters Ihres Beschaffungsprogramms ist hierbei sehr wichtig.

Solange der Beschaffungsprozess nicht klar ist, ist eine Pilotphase nicht sinnvoll. Dies wirkt sich nämlich verzögernd und verwirrend auf die Pilotphase aus. Daher benötigt der Ausgestaltungsprozess Zeit. Aber umso mehr Früchte können Sie dann später ernten.

2. Fokus auf den Kern.
Man muss bedenken, dass das neue Beschaffungsprogramm den gewünschten Prozess unterstützen muss. Gehen Sie von dem aus was Sie erreichen möchten und legen Sie Ziele fest. Konzentrieren Sie sich bei der Festlegung des gewünschten Prozesses auf den Kern der Bestellungen. Halten Sie sich nicht zu lange mit Ausnahmen auf. Ausnahmen sollten nicht die Richtung bestimmen, da Sie hieraus schlussendlich ja keinen Gewinn erzielen.

3. Jeden zeitig involvieren
Ein Beschaffungsprogramm muss für das gesamte Unternehmen praktikabel sein. Das erreicht man nur, wenn alle entsprechenden Abteilungen in das Vorprojekt involviert werden. Wir erleben es in der Praxis des Öfteren, dass der Einkäufer der Einzige ist der das Programm versteht. Der Besteller am Standort hat aber keine Vorstellung davon, wie die Bestellung aufgegeben werden muss. Daher sollte man sich bei der Auswahl eines unterstützenden Programms auf die Vorteile für alle Projektbeteiligten konzentrieren.

Darüber hinaus ist es bei der Festlegung des Prozesses wichtig, dass hier alle Parteien hinterstehen. Der Prozess muss sowohl für die Beschaffungsabteilung, die Finanzverwaltung als auch für den Besteller praktikabel sein. Ohne diese Abstimmung gibt es Stolpersteine, die die Implementierung behindern.

4. Kommunikation. Was habe ich davon?
Ein Unternehmen kann an mehreren Stellen einen Vorteil aus einem Beschaffungsprogramm ziehen. Und es ist sinnvoll dies zu kommunizieren. Denn ein Besteller möchte insbesondere wissen was er davon hat. Zielen Sie bei der Verbreitung nicht so sehr auf die Vorteile für das Unternehmen ab, sondern betonen die Vorteile für den Benutzer. Sie erhöhen hiermit das Maß an Akzeptanz. Und die Leute machen sich tatsächlich mit an die Arbeit.

Kommunikation ist immer wichtig. Beziehen Sie das Unternehmen bei allen Entwicklungen mit ein. Und bleiben Sie auch bei Widerstand positiv. Denn schlussendlich sind Sie es, der die anderen davon überzeugen muss, dass dies die beste Vorgehensweise ist.

 

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