Optimieren Sie Ihr Beschaffungsmanagement mit der ProActive Cloud

Steigern Sie Ihre Produktivität, nutzen Sie Ihre Arbeitszeit für die wichtigen Dinge und managen Sie Ihr komplettes Beschaffungsmanagement in der ProActive Cloud. Die Software bietet eine Komplettlösung mit über 30 erstklassigen Funktionen, um Ihren Purchase-to-Pay Workflow (Beschaffung) abzubilden und zu optimieren.

Beschaffungsmanagement wird mit der ProActive Cloud zum Kinderspiel

Die ProActive Cloud enthält alle wichtigen Funktionen, um Sie bei Ihrer Beschaffung zu unterstützen. Wir helfen Ihnen, Ihre Administration zu vereinfachen, die Geschäftsausgaben zu senken und Transparenz für Ihren Einkauf zu schaffen.

Spesenabrechnung
Kasse & Karte
Vertragsmanagement
Alles
Budgetierung & Analyse
Einkauf
Rechnungsverarbeitung
Allgemein

3-Wege-Matching

Über 3-Wege-Matching werden Ihre Rechnungen unabhängig vom verwendeten Einkaufssystem automatisiert genehmigt, sofern die Bestellung in der ProActive Cloud mit der registrierten Lieferung und der eingehenden Rechnung übereinstimmt.

Advisie

Advisie adviseert bedrijven uit de zorg-, onderwijs-, dienstverlening-, groothandel- en productie branche over de automatisering van de financiële en andere primaire processen. Naast advies en implementatie van ERP-software ontwikkelt de development afdeling ook haar eigen software en klant specifiek maatwerk dat naadloos aansluit op Exact Software. Advisie levert en implementeert de Spend Cloud van ProActive al enige jaren.

Abwesenheitsassistent

Ständig taucht die Frage auf: Wer vertritt mich, wenn ich krank werde oder in den Urlaub möchte? Mit dem Abwesenheitsassistenten können Sie sich mit wenigen Klicks eine Vertretung aus Ihrem Unternehmen einrichten.

Prüfberichte

Wer hat die Lieferung erfasst und auf Vollständigkeit überprüft? Auf welchem Schreibtisch wartet die Rechnung gerade auf Freigabe? Ist die Bestellung schon genehmigt? All diese Vorgänge entlang des Purchase-to-Pay-Prozesses werden automatisch in der Cloud aufgezeichnet und entsprechend dem Workflow an den zuständigen Mitarbeiter geleitet.

Zahlungsbelege hinzufügen

Schließen Sie die Buchung direkt mit einem Foto des zugehörigen Belegs, nach einer Barzahlung oder einer Ausgabe mit Ihrer Kreditkarte ab.

Zahlungskarten verwalten

Über die ProActive Cloud können Sie Ihre eigenen EC- oder Kreditkarten vollständig verwalten: Kontostand hinzufügen, PIN-Codes ändern, Limits setzen und die Nutzer der Karte definieren.

Browser- und plattformunabhängig

Die ProActive Cloud ist Browser- und Plattformunabhängig. Sie können jederzeit von überall aus auf die Software zugreifen und sind somit nicht an Ihren Arbeitsplatz im Unternehmen gebunden.

Echtzeitbudgets

Verschaffen Sie einfach und unkompliziert Einblick in das aktuelle und relevante Budget. Keine unübersichtliche Tabelle mit diversen Zahlen, sondern eine präzise und intuitive Übersicht.

Kartenzahlungen (Maestro oder Mastercard)

Unkomplizierte Kartenzahlung (Maestro) für Ihre Mitarbeiter an allen verfügbaren Stellen.
Bezahlen Sie und Ihre Mitarbeiter unkompliziert mit Ihrer Kreditkarte im Supermarkt, der Tankstelle oder an allen anderen Orten, an denen Sie auch Ihre private Kreditkarte benutzen würden.

Katalogverwaltung

Eine per Hand geschriebene, lange Einkaufsliste ist mit der Katalogverwaltung Geschichte. Erstellen Sie mithilfe der ProActive Cloud einfach Ihren eigenen Katalog mit den Produkten, die Mitarbeiter, bei dem von Ihnen ausgewählten Lieferanten bestellen können.

Vertragliche Verpflichtungen

Finanzielle Verpflichtungen ergeben sich oft aus Verträgen. Ob wiederkehrend oder einmalig, in der ProActive Cloud sind alle Ihre bereits feststehenden zukünftigen Ausgaben gelistet. Rechnungen, die systemseitig den erfassten finanziellen Verpflichtungen zugeordnet werden können, werden automatisch verarbeitet.

DATEV

Die ProActive Cloud verfügt über eine DATEV-Schnittstelle. Dank dieser direkten Anbindung an das DATEV-System erfolgt die Übertragung aller buchhalterisch relevanten Informationen automatisiert und standardisiert.

Datev

Digitales Archiv

Alle Dokumente Ihres Unternehmens, wie Rechnungen, Bestellungen, Zahlungseingänge und Verträge, werden zentral im digitalen Archiv gesichert und können von allen berechtigten Personen eingesehen werden.

Digitaler Briefkasten

Empfangen Sie PDF- oder E-Rechnungen in Ihrer digitalen Mailbox. Papierrechnungen scannen Sie einfach ein und senden sie direkt an Ihre Rechnungsmailbox.

GoBD

Integration mit ERP-Systemen

Über den Webservice tauscht die ProActive Cloud automatisch Daten mit mehr als 50 ERP- und Buchhaltungssystemen aus. Kein Aufwand für Sie beim Exportieren und Importieren der Daten.

ISAE 3402 Type II

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Kassen Management

In diesem digitalen Kassenbuch können die zuständigen Mitarbeiter Ihres Unternehmens die Barausgaben verwalten.

Live-Ausgaben-Analysen

Analysieren Sie Ausgaben mithilfe von Live-Daten. So lassen sich hohe Einkaufspreise und Fehler direkt erkennen und der Einkaufsprozess optimieren.

Contractmatching

Rechnungen, die aus Vertragsverhältnissen resultieren, werden automatisiert mit den Vertragskonditionen abgeglichen und ebenso automatisiert weiterverarbeitet.

OCI-Verbindungen

Bestellen Sie aus der ProActive Cloud direkt im Webshop Ihres regulären Lieferanten. Die direkte Anbindung stellt sicher, dass Ihre Bestellung beim Lieferanten eintrifft und sich in der ProActive Cloud befindet.

OCR-Datenerkennung

Es spielt keine Rolle, wie Sie Ihre Verträge, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen erhalten. Wenn Sie diese scannen und in die ProActive Cloud hochladen, werden die Textdaten über OCR erkannt.

Ordermatching

Über 3-Wege-Matching und unabhängig vom verwendeten Einkaufssystem erfolgt der Abgleich der Rechnungen mit der entsprechenden Bestellung zur automatisierten Verarbeitung.

PIM

Mit dem ProActive Interactive Manual steht Ihnen unser digitales Handbuch jederzeit hilfreich zur Seite. Alle Funktionen der Cloud werden einfach und verständlich erklärt. Egal in welchem Teilschritt des Workflows und auf welcher Maske im System Sie sich befinden, das PIM steht kontextbezogen mit Erklärungen und Tipps bereit.

Workflow-Erinnerungsfunktion

Sobald Aktionen nicht rechtzeitig nachverfolgt werden, sendet die ProActive Cloud automatisch eine Erinnerung mit den zur Situation passenden Informationen an die beteiligten Mitarbeiter.

Reisekostenberechnung

Basierend auf den von Ihnen eingegebenen Orten werden die Reisestrecke und die Reisekosten automatisch berechnet.

Automatische Kontierung

Die Buchhaltungskontierung erfolgt vollautomatisch auf Basis von intelligenten Filtern.

Signalisierung von Vertragslaufzeiten

Verhindern Sie unerwünschte Vertragsverlängerungen durch automatische Erinnerungsfunktionen. Rechtzeitig vor den Terminen, bei denen Sie handeln müssen, erhalten Sie eine Benachrichtigung, dass der Vertrag Ihre Aufmerksamkeit benötigt.

Single Sign On

Mitarbeiter melden sich einmal an, beispielsweise in ihrem Intranet. Nun können sie ProActive nutzen, ohne sich erneut anmelden zu müssen.

Smartphone-App

Die App unterstützt Sie bei folgenden Funktionen: Rechnungen einsehen, Rechnungen einreichen, einen Beleg hinzufügen, den Kassenbestand einsehen, Ausgaben einreichen, Echtzeit-Budgetprüfung

Smartphone-App

Die App unterstützt Sie bei folgenden Funktionen: Rechnungen einsehen, Rechnungen einreichen, einen Beleg hinzufügen, den Kassenbestand einsehen, Ausgaben einreichen, Echtzeit-Budgetprüfung

Smartphone-App

Die App unterstützt Sie bei folgenden Funktionen: Rechnungen einsehen, Rechnungen einreichen, einen Beleg hinzufügen, den Kassenbestand einsehen, Ausgaben einreichen, Echtzeit-Budgetprüfung

Test

Test

Fortschrittsberichte

Berichte über die Bearbeitungszeiten im Workflow, beispielsweise von Eingangsrechnungen oder Freigaben. Sie identifizieren Zeitfresser und Optimierungsmöglichkeiten.

Fortschrittsberichte

Berichte über die Bearbeitungszeiten im Workflow, beispielsweise von Eingangsrechnungen oder Freigaben. Sie identifizieren Zeitfresser und Optimierungsmöglichkeiten.

Fortschrittsberichte

Berichte über die Bearbeitungszeiten im Workflow, beispielsweise von Eingangsrechnungen oder Freigaben. Sie identifizieren Zeitfresser und Optimierungsmöglichkeiten.

Fortschrittsberichte

In den Berichten finden Sie verschiedene Informationen zu den Vorlaufzeiten.

Fortschrittsberichte

Berichte über die Bearbeitungszeiten im Workflow, beispielsweise von Eingangsrechnungen oder Freigaben. Sie identifizieren Zeitfresser und Optimierungsmöglichkeiten.

Fortschrittsberichte

Berichte über die Bearbeitungszeiten im Workflow, beispielsweise von Eingangsrechnungen oder Freigaben. Sie identifizieren Zeitfresser und Optimierungsmöglichkeiten.

Fortschrittsberichte

Berichte über die Bearbeitungszeiten im Workflow, beispielsweise von Eingangsrechnungen oder Freigaben. Sie identifizieren Zeitfresser und Optimierungsmöglichkeiten.

Freiform Bestellungen

Es kann vorkommen, dass jemand einen Artikel bestellen möchte, der nicht in Ihrem Katalog enthalten ist. In dem Fall können Sie immer über ein freies Formular bestellen.

Workflow

Basierend auf einem von Ihnen definierten Procurement-Plan autorisieren Sie, wer, wo und für welchen Betrag kaufen darf.

Workflow

Basierend auf einem von Ihnen definierten Procurement-Plan autorisieren Sie, wer, wo und für welchen Betrag kaufen darf.

Workflow

Basierend auf einem von Ihnen definierten Procurement-Plan autorisieren Sie, wer, wo und für welchen Betrag kaufen darf.

Workflow

Autorisieren basierend auf einem von Ihnen definierten Procurement-Plan. Sie entscheiden wer, wo und für welchen Betrag kaufen darf.

Workflow

Basierend auf einem von Ihnen definierten Procurement-Plan autorisieren Sie, wer, wo und für welchen Betrag kaufen darf.

Workflow

Basierend auf einem von Ihnen definierten Procurement-Plan autorisieren Sie, wer, wo und für welchen Betrag kaufen darf.

ZUGFeRD

Unsere Rechnungsverarbeitung arbeitet mit ZUGFeRD. Durch dieses standardisierte Dateiformat erfolgt das digitale Management eingehender Rechnungen in der ProActive Cloud innerhalb eines Bruchteils der Zeit, die eine manuelle Bearbeitung benötigt.

ZUGFeRD

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Beschaffungsmanagement wird mit der ProActive Cloud zum Kinderspiel

Die ProActive Cloud enthält alle wichtigen Funktionen, um Sie bei Ihrer Beschaffung zu unterstützen. Wir helfen Ihnen, Ihre Administration zu vereinfachen, die Geschäftsausgaben zu senken und Transparenz für Ihren Einkauf zu schaffen.

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Test

Test

ZUGFeRD

Datev

GoBD

DATEV

Die ProActive Cloud verfügt über eine DATEV-Schnittstelle. Dank dieser direkten Anbindung an das DATEV-System erfolgt die Übertragung aller buchhalterisch relevanten Informationen automatisiert und standardisiert.

ZUGFeRD

Unsere Rechnungsverarbeitung arbeitet mit ZUGFeRD. Durch dieses standardisierte Dateiformat erfolgt das digitale Management eingehender Rechnungen in der ProActive Cloud innerhalb eines Bruchteils der Zeit, die eine manuelle Bearbeitung benötigt.

Contractmatching

Rechnungen, die aus Vertragsverhältnissen resultieren, werden automatisiert mit den Vertragskonditionen abgeglichen und ebenso automatisiert weiterverarbeitet.

Kassen Management

In diesem digitalen Kassenbuch können die zuständigen Mitarbeiter Ihres Unternehmens die Barausgaben verwalten.

Automatische Kontierung

Die Buchhaltungskontierung erfolgt vollautomatisch auf Basis von intelligenten Filtern.

Workflow

Basierend auf einem von Ihnen definierten Procurement-Plan autorisieren Sie, wer, wo und für welchen Betrag kaufen darf.

Smartphone-App

Die App unterstützt Sie bei folgenden Funktionen: Rechnungen einsehen, Rechnungen einreichen, einen Beleg hinzufügen, den Kassenbestand einsehen, Ausgaben einreichen, Echtzeit-Budgetprüfung

Smartphone-App

Die App unterstützt Sie bei folgenden Funktionen: Rechnungen einsehen, Rechnungen einreichen, einen Beleg hinzufügen, den Kassenbestand einsehen, Ausgaben einreichen, Echtzeit-Budgetprüfung

Workflow

Basierend auf einem von Ihnen definierten Procurement-Plan autorisieren Sie, wer, wo und für welchen Betrag kaufen darf.

Workflow

Basierend auf einem von Ihnen definierten Procurement-Plan autorisieren Sie, wer, wo und für welchen Betrag kaufen darf.

Workflow

Basierend auf einem von Ihnen definierten Procurement-Plan autorisieren Sie, wer, wo und für welchen Betrag kaufen darf.

Fortschrittsberichte

Berichte über die Bearbeitungszeiten im Workflow, beispielsweise von Eingangsrechnungen oder Freigaben. Sie identifizieren Zeitfresser und Optimierungsmöglichkeiten.

Fortschrittsberichte

Berichte über die Bearbeitungszeiten im Workflow, beispielsweise von Eingangsrechnungen oder Freigaben. Sie identifizieren Zeitfresser und Optimierungsmöglichkeiten.

Fortschrittsberichte

Berichte über die Bearbeitungszeiten im Workflow, beispielsweise von Eingangsrechnungen oder Freigaben. Sie identifizieren Zeitfresser und Optimierungsmöglichkeiten.

Fortschrittsberichte

Berichte über die Bearbeitungszeiten im Workflow, beispielsweise von Eingangsrechnungen oder Freigaben. Sie identifizieren Zeitfresser und Optimierungsmöglichkeiten.

Fortschrittsberichte

Berichte über die Bearbeitungszeiten im Workflow, beispielsweise von Eingangsrechnungen oder Freigaben. Sie identifizieren Zeitfresser und Optimierungsmöglichkeiten.

Fortschrittsberichte

Berichte über die Bearbeitungszeiten im Workflow, beispielsweise von Eingangsrechnungen oder Freigaben. Sie identifizieren Zeitfresser und Optimierungsmöglichkeiten.

Workflow

Basierend auf einem von Ihnen definierten Procurement-Plan autorisieren Sie, wer, wo und für welchen Betrag kaufen darf.

ISAE 3402 Type II

Enim sit amet venenatis urna cursus eget nunc. Adipiscing elit pellentesque habitant morbi tristique senectus. Pulvinar neque laoreet suspendisse interdum consectetur libero.

Advisie

Advisie adviseert bedrijven uit de zorg-, onderwijs-, dienstverlening-, groothandel- en productie branche over de automatisering van de financiële en andere primaire processen. Naast advies en implementatie van ERP-software ontwikkelt de development afdeling ook haar eigen software en klant specifiek maatwerk dat naadloos aansluit op Exact Software. Advisie levert en implementeert de Spend Cloud van ProActive al enige jaren.

Vertragliche Verpflichtungen

Finanzielle Verpflichtungen ergeben sich oft aus Verträgen. Ob wiederkehrend oder einmalig, in der ProActive Cloud sind alle Ihre bereits feststehenden zukünftigen Ausgaben gelistet. Rechnungen, die systemseitig den erfassten finanziellen Verpflichtungen zugeordnet werden können, werden automatisch verarbeitet.

Zahlungskarten verwalten

Über die ProActive Cloud können Sie Ihre eigenen EC- oder Kreditkarten vollständig verwalten: Kontostand hinzufügen, PIN-Codes ändern, Limits setzen und die Nutzer der Karte definieren.

Reisekostenberechnung

Basierend auf den von Ihnen eingegebenen Orten werden die Reisestrecke und die Reisekosten automatisch berechnet.

Echtzeitbudgets

Verschaffen Sie einfach und unkompliziert Einblick in das aktuelle und relevante Budget. Keine unübersichtliche Tabelle mit diversen Zahlen, sondern eine präzise und intuitive Übersicht.

Fortschrittsberichte

In den Berichten finden Sie verschiedene Informationen zu den Vorlaufzeiten.

Prüfberichte

Wer hat die Lieferung erfasst und auf Vollständigkeit überprüft? Auf welchem Schreibtisch wartet die Rechnung gerade auf Freigabe? Ist die Bestellung schon genehmigt? All diese Vorgänge entlang des Purchase-to-Pay-Prozesses werden automatisch in der Cloud aufgezeichnet und entsprechend dem Workflow an den zuständigen Mitarbeiter geleitet.

Live-Ausgaben-Analysen

Analysieren Sie Ausgaben mithilfe von Live-Daten. So lassen sich hohe Einkaufspreise und Fehler direkt erkennen und der Einkaufsprozess optimieren.

Zahlungsbelege hinzufügen

Schließen Sie die Buchung direkt mit einem Foto des zugehörigen Belegs, nach einer Barzahlung oder einer Ausgabe mit Ihrer Kreditkarte ab.

Kartenzahlungen (Maestro oder Mastercard)

Unkomplizierte Kartenzahlung (Maestro) für Ihre Mitarbeiter an allen verfügbaren Stellen.
Bezahlen Sie und Ihre Mitarbeiter unkompliziert mit Ihrer Kreditkarte im Supermarkt, der Tankstelle oder an allen anderen Orten, an denen Sie auch Ihre private Kreditkarte benutzen würden.

Signalisierung von Vertragslaufzeiten

Verhindern Sie unerwünschte Vertragsverlängerungen durch automatische Erinnerungsfunktionen. Rechtzeitig vor den Terminen, bei denen Sie handeln müssen, erhalten Sie eine Benachrichtigung, dass der Vertrag Ihre Aufmerksamkeit benötigt.

Freiform Bestellungen

Es kann vorkommen, dass jemand einen Artikel bestellen möchte, der nicht in Ihrem Katalog enthalten ist. In dem Fall können Sie immer über ein freies Formular bestellen.

Katalogverwaltung

Eine per Hand geschriebene, lange Einkaufsliste ist mit der Katalogverwaltung Geschichte. Erstellen Sie mithilfe der ProActive Cloud einfach Ihren eigenen Katalog mit den Produkten, die Mitarbeiter, bei dem von Ihnen ausgewählten Lieferanten bestellen können.

OCI-Verbindungen

Bestellen Sie aus der ProActive Cloud direkt im Webshop Ihres regulären Lieferanten. Die direkte Anbindung stellt sicher, dass Ihre Bestellung beim Lieferanten eintrifft und sich in der ProActive Cloud befindet.

Workflow

Autorisieren basierend auf einem von Ihnen definierten Procurement-Plan. Sie entscheiden wer, wo und für welchen Betrag kaufen darf.

3-Wege-Matching

Über 3-Wege-Matching werden Ihre Rechnungen unabhängig vom verwendeten Einkaufssystem automatisiert genehmigt, sofern die Bestellung in der ProActive Cloud mit der registrierten Lieferung und der eingehenden Rechnung übereinstimmt.

Ordermatching

Über 3-Wege-Matching und unabhängig vom verwendeten Einkaufssystem erfolgt der Abgleich der Rechnungen mit der entsprechenden Bestellung zur automatisierten Verarbeitung.

Digitales Archiv

Alle Dokumente Ihres Unternehmens, wie Rechnungen, Bestellungen, Zahlungseingänge und Verträge, werden zentral im digitalen Archiv gesichert und können von allen berechtigten Personen eingesehen werden.

OCR-Datenerkennung

Es spielt keine Rolle, wie Sie Ihre Verträge, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen erhalten. Wenn Sie diese scannen und in die ProActive Cloud hochladen, werden die Textdaten über OCR erkannt.

Digitaler Briefkasten

Empfangen Sie PDF- oder E-Rechnungen in Ihrer digitalen Mailbox. Papierrechnungen scannen Sie einfach ein und senden sie direkt an Ihre Rechnungsmailbox.

Abwesenheitsassistent

Ständig taucht die Frage auf: Wer vertritt mich, wenn ich krank werde oder in den Urlaub möchte? Mit dem Abwesenheitsassistenten können Sie sich mit wenigen Klicks eine Vertretung aus Ihrem Unternehmen einrichten.

Integration mit ERP-Systemen

Über den Webservice tauscht die ProActive Cloud automatisch Daten mit mehr als 50 ERP- und Buchhaltungssystemen aus. Kein Aufwand für Sie beim Exportieren und Importieren der Daten.

PIM

Mit dem ProActive Interactive Manual steht Ihnen unser digitales Handbuch jederzeit hilfreich zur Seite. Alle Funktionen der Cloud werden einfach und verständlich erklärt. Egal in welchem Teilschritt des Workflows und auf welcher Maske im System Sie sich befinden, das PIM steht kontextbezogen mit Erklärungen und Tipps bereit.

Single Sign On

Mitarbeiter melden sich einmal an, beispielsweise in ihrem Intranet. Nun können sie ProActive nutzen, ohne sich erneut anmelden zu müssen.

Smartphone-App

Die App unterstützt Sie bei folgenden Funktionen: Rechnungen einsehen, Rechnungen einreichen, einen Beleg hinzufügen, den Kassenbestand einsehen, Ausgaben einreichen, Echtzeit-Budgetprüfung

Browser- und plattformunabhängig

Die ProActive Cloud ist Browser- und Plattformunabhängig. Sie können jederzeit von überall aus auf die Software zugreifen und sind somit nicht an Ihren Arbeitsplatz im Unternehmen gebunden.

Workflow-Erinnerungsfunktion

Sobald Aktionen nicht rechtzeitig nachverfolgt werden, sendet die ProActive Cloud automatisch eine Erinnerung mit den zur Situation passenden Informationen an die beteiligten Mitarbeiter.

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Purchase to Pay Management mit ProActive

Ob nützliche Assistenten, wie die Erinnerungsfunktion, oder ganz einfacher Bestellprozess von Artikeln über den digitalen Katalog – mit der ProActive Cloud bekommen Sie in nur einer Software über 30 Lösungen, die Ihren Einkauf optimieren. Strategische Einkaufsentscheidungen treffen Sie in Zukunft auf Basis solider Zahlen in der Materialwirtschaft wie auch auf Ebene der Artikel oder der Menge. ProActive Cloud – Ihr Beschaffungsmanagement intuitiv, effizient und transparent. Der komplette Prozess der Beschaffung: von Lieferant, über Produkte und Preis, Einkauf, bis zu Rechnung und Kosten – alles in einer Lösung. Sie benötigen weitere Informationen? Nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie dabei gerne.

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